Blog Informasi dan Pengetahuan

Tips Membuat Agenda Meeting Profesional

Saya pernah mendengar orang mengatakannya, dan saya biasa mengatakannya sendiri: Menciptakan cetak agenda jakarta untuk pertemuan tidak ada gunanya dan hanya menghabiskan waktuku; Kami selalu membicarakan hal yang sama. Terdengar akrab?

Apa gunanya bertemu para profesional?
Dan penekanannya di sini adalah pada para profesional. Ambil sepuluh menit untuk mencari melalui inbox email Anda untuk undangan pertemuan terakhir Anda. Anda mungkin menemukan beberapa yang menentukan di mana pertemuan, waktu dan tujuan, mis. “Update Project XYZ”, dan sertakan hanya sebuah pernyataan agenda umum, seperti “Kami berencana membahas kemajuan proyek ini.” Pedoman rapat samar-samar ini membuang waktu dan membiarkan tim Anda tidak termotivasi untuk berpartisipasi.

Jika Anda ingin menghirup kehidupan ke dalam pertemuan Anda dan mendorong hasil (sementara juga mendapatkan pujian dari tim dan kolega Anda untuk mengadakan rapat yang memiliki struktur dan tujuan), maka Anda harus selalu mengedarkan sebuah agenda.

Agenda pertemuan profesional seperti peta jalan yang memandu semua peserta rapat melalui topik yang ingin Anda diskusikan. Ini juga berfungsi sebagai jangkar yang mencegah Anda tersesat dari topik atau – jika hal itu sudah terjadi – membuat Anda kembali ke topik aktual saat ini. Berikut adalah delapan tip untuk memanfaatkan agenda pertemuan Anda.

Ajak saja orang yang benar-benar perlu berpartisipasi.
Arahkan seseorang untuk menonton jam dan tetap kencang di jalurnya.
Tinjau secara singkat agenda Anda di awal pertemuan.

Ringkaskan item tindakan yang disepakati pada akhir pertemuan.
Pilih tanggal dan waktu yang tepat untuk semua orang, terutama jika Anda memiliki peserta internasional.

Pastikan untuk mengonversi tanggal dan waktu untuk semua peserta internasional.
E-mail pengingat dengan agenda beberapa jam sebelum pertemuan dimulai.

Tentukan pada awalnya jika Anda membutuhkan seseorang untuk keseluruhan pertemuan atau hanya untuk satu item tindakan dalam agenda Anda.

Jika Anda mengikuti tip berikut, Anda dapat menghemat waktu, menerima lebih sedikit kueri, meningkatkan produktivitas, menyingkirkan kebosanan dan membuat pertemuan Anda berjalan lebih efisien.

Setelah Anda menentukan hasil Anda, daftar topik (agenda) yang akan membantu Anda mencapai hasil itu, sebaiknya sebagai daftar buletin. Misalnya, jika tujuan Anda adalah membuat keputusan tentang bagaimana menetapkan sumber daya di antara proyek, Anda mungkin terlebih dahulu bertanya kepada pemangku kepentingan tentang prioritas mereka saat ini, tinjau siapa yang ditugaskan pada apa, kemudian bernegosiasi dengan penyesuaian. Daftar ini memberikan kemajuan yang jelas menuju akhir yang diinginkan. Jika Anda menghasilkan gagasan tentang fitur, Anda dapat memfasilitasi pemecah es cepat, diikuti oleh aktivitas brainstorming terstruktur, dan ditutup dengan ulasan gagasan yang dihasilkan.

Tidak peduli apa tujuan Anda, biasanya ada beberapa aktivitas yang dapat Anda daftar untuk mendukungnya. Saat melakukan pertemuan, penting untuk tidak membiarkan kegiatan ini menjadi target dan diri mereka sendiri. Jika Anda terlibat dalam “item agenda” dan ini tidak membantu Anda mencapai tujuan Anda, mungkin perlu membuang on-the-fly. Demikian juga sering masuk akal untuk melakukan slot pada barang baru yang harus dilakukan saat menjadi jelas bahwa dibutuhkan untuk mencapai tujuan Anda.